Gestire l’emergenza COVID-19 nei progetti finanziati
Gestire l’emergenza nei progetti finanziati
La sospensione parziale, ma talvolta anche totale, delle attività progettuali rappresenta un attuale problema da affrontare da parte di molti project manager. Diversi si domandano cosa fare o come fare.
Il consiglio è quello di verificare all’interno dei propri partenariati di progetto le situazioni in essere che possono differenziarsi a seconda dei luoghi in cui operano i partner, con maggiori o minori restrizioni relative allo svolgimento dell’attività lavorativa. Conoscere esattamente la situazione implementativa da parte di ciascun partner di progetto attraverso un’azione di monitoraggio specifico consente di avere un quadro più preciso delle eventuali criticità in corso. Pertanto, come di consueto nelle azioni di monitoraggio, oltre a misurare lo stato avanzamento delle attività, si dovranno rilevare gli eventuali ritardi e i tempi di recupero. Da qui sarà possibile definire un probabile nuovo project plan.
A seguito del rilevamento dello stato avanzamento del progetto, è consigliabile mettersi in contatto con gli uffici preposti dei vari donors, ad esempio i project officer o le autorità di gestione, comunicando formalmente attraverso un’email la situazione in essere con i ritardi appurati rispetto al project plan. In alcuni casi potrebbe essere utile prospettare già da subito la necessità di un emendamento al contratto attraverso la richiesta di proroga dei termini di progetto. Ovviamente l’emendamento, nel caso venga concesso, comporterà delle tempistiche, ma il solo fatto di una disponibilità ad accordare la proroga da parte del donor consentirà di procedere con maggior tranquillità.
Vanno infine esaminate all’interno dei contratti, grant agreement le condizioni previste al verificarsi di eventi di forza maggiore. In ogni contratto esiste normalmente una clausola di forza maggiore che rende possibile inibire gli obblighi della parte che subisce gli eventi catastrofici dettati da calamità per eventi naturali di cui il COVID-19 ne fa senz’altro parte.
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